Conciliación Bancaria

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo.

¿Por qué es importante hacer una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria básicamente es una herramienta que se ocupa para asegurar que tanto el saldo según los libros contables como el saldo según el banco sean correctos y por lo tanto esta conciliación forma parte fundamental del sistema de control interno administrativo.

Con la conciliación bancaria, usted puede:

• Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta.
• Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.
• Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.
• Identificar los cheques girados que no se han cobrado.
• Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
• Contabilizar todos los cargos bancarios
• Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria

¿Cuándo se hace la conciliación bancaria?

Cuando tiene su cuenta corriente bancaria en línea y también mantiene sus registros contables actualizados en tiempo real, puede hacer una conciliación bancaria en cualquier momento. Pero se debe realizar esta conciliación en forma regular y periódica, por lo menos mensualmente.

Es importante tener una conciliación bancaria que corresponde con la fecha en que "cierre" los libros de contabilidad, por ejemplo al fin de cada ejercicio contable, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Este sirve como respaldo de los saldos contables que se ocupan como la base para la generación de los estados financieros. Es conveniente que la fecha de "corte" o cierre según el banco coincida con la fecha de cierre de los ejercicios contables.

¿CÓMO SE HACE LA CONCILIACIÓN BANCARIA?

Las diferencias entre el saldo de la cuenta según el banco y el saldo según los libros contables se deben a:

• Diferencias en la oportunidad en que se registran los cargos y abonos.
• Cargos o abonos según el banco de los cuales no se tiene conocimiento y por lo tanto no están contabilizados.
• Errores, que puedan estar en la contabilidad o con el banco.

El siguiente es un ejemplo de un formato de tipo general que se puede usar para la conciliación:

• Saldo según el Banco:

(Más +):

• Depósitos en tránsito (depósitos contabilizados que no están abonados según el banco).
• Cargos bancarios no contabilizados.

(Menos -):

• Depósitos según el banco que no están contabilizados.
• Cheques girados pero no cobrados.
• Otros abonos según el banco que no están contabilizado.
• Es igual al saldo en la cuenta banco según el libro contable.

¿Qué hacer con la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria sirve como la base para efectuar las correcciones necesarias, para que tanto los libros contables y el banco reflejan el saldo correcto de la cuenta.

Cheques Girados pero no cobrados:

Se debe hacer un seguimiento de los cheques girados y no cobrados. Cuando un cheque queda pendiente demasiado tiempo, puede indicar la necesidad de determinar por qué el cheque no se ha cobrado. El cheque podría estar extraviado, quizás el cheque efectivamente no fue enviado, o puede ser que el beneficiario del cheque no se ha dado cuenta que no ha depositado o cobrado el cheque. También puede ser que el beneficiario está guardando el cheque, pendientes de la resolución de alguna discrepancia.

Cuando un cheque queda guardado y no enviado al beneficiario, es necesario determinar si esto se debe a un simple error o si está guardando el cheque por algún motivo. Puede ser que se está guardando el cheque pendiente el cumplimiento de alguna acción por parte del beneficiario del cheque, como la entrega del producto comprado o la realización del servicio contratado. En este caso, hay que ver qué gestión se requiere para llevar la acción a buen término, para poder entregar el cheque, para anular el cheque y emitir otro por un monto distinto, o para resolver que no corresponde el pago.

En el caso de un cheque extraviado, es necesario efectuar una orden de no pago con el banco y volver a emitir el cheque.

En otros casos, cuando el pago está bien y el beneficiario ha recibido el cheque pero no lo ha cobrado o depositado, puede ser necesario acordar al beneficiario que cobre o deposite el cheque, para así cumplir la obligación que su empresa tiene con esa persona o empresa.

Depósitos o Abonos según el Banco que no están contabilizados:

Cuando aparecen depósitos o abonos en la cuenta bancaria que no están en los libros contables, primero hay que investigarlos para determinar su naturaleza. Puede tratarse de:

• Depósitos o abonos de que su empresa tiene conocimiento pero que aún no ha contabilizado.
• Depósitos o abonos de que no tenía conocimiento pero a que su empresa tiene derecho de recibir.
• Depósitos o abonos que no corresponden a su empresa.

Luego, se toma la acción correspondiente:

• Contabilizar el depósito o abono.
• Conseguir la información y documentación correspondiente para contabilizar un depósito o abono de que no tenía conocimiento anteriormente.
• Avisar al banco en el caso de un depósito o abono que no corresponde a su cuenta.

Cargos Bancarios:

Los cargos bancarios que aparecen en la cuenta puedan corresponder a cargos de mantención de la cuenta, cargos por cheques girados, comisiones, intereses por sobregiros u otros. Hay que revisar los cargos para determinar si corresponden, acorde a las condiciones de la cuenta y el acuerdo que tiene su empresa con el banco.

Muchas veces se contabilizan los cargos bancarios directamente del estado de cuenta bancaria y éste estado sirve como el respaldo para la contabilización. En otros casos puede ser necesario consultar con el banco para determinar el motivo de los cargos y para ver si realmente correspondan. En caso que no, no se debe contabilizarlos y hay que realizar las gestiones necesarias con el banco para que se reversen estos cargos.